e-Fatura ve e-Arşiv fatura, ikisi de elektronik ortamda düzenlenen ve kâğıt faturayla aynı hukuki değere sahip belgelerdir. Aralarındaki temel fark, faturanın kime kesildiği ve alıcıya nasıl ulaştırıldığıdır. Bu yazıda iki belge türünü yan yana koyup hangi durumda hangisinin kullanılacağını açıklıyoruz.

Kısaca: e-Fatura ve e-Arşiv nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen ve GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine iletilen faturadır. Alıcı faturayı kendi e-Fatura kutusunda görür; kâğıt çıktıya ya da e-postaya gerek yoktur.

e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara — bireysel tüketicilere ya da e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere — kesilen elektronik faturadır. Belge elektronik olarak oluşturulur ve saklanır; alıcıya e-posta, SMS bağlantısı ya da kâğıt çıktı ile iletilir.

Temel farklar

  • Alıcı: e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı mükelleflere; e-Arşiv ise kayıtlı olmayan alıcılara kesilir.
  • İletim: e-Fatura GİB üzerinden alıcının e-Fatura adresine (posta kutusu etiketine) gider; e-Arşiv alıcıya e-posta, bağlantı veya kâğıt çıktı ile teslim edilir.
  • Senaryo: e-Faturada temel ve ticari fatura senaryoları vardır; ticari senaryoda alıcı faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. e-Arşivde böyle bir yanıt mekanizması yoktur.
  • Raporlama: e-Arşiv faturaların bilgileri GİB'e belirli dönemlerde rapor olarak iletilir; e-Fatura zaten GİB üzerinden geçtiği için ayrıca raporlanmaz.
  • Saklama: Her iki belge de elektronik ortamda, mevzuatın öngördüğü süre boyunca erişilebilir ve değiştirilemez biçimde saklanmalıdır.

Hangi müşteriye hangisi kesilir?

Kural basittir: fatura düzenlemeden önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol edersiniz. GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinde yer alan bir alıcıya e-Fatura, yer almayan bir alıcıya e-Arşiv fatura kesilir.

  1. Alıcının VKN veya TCKN'sini girin.
  2. Sistem, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular (mükellef sorgusu).
  3. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura oluşturulur.
Faturatek, alıcıyı seçtiğiniz anda mükellef sorgusunu yapar ve doğru belge türünü otomatik önerir. Böylece yanlış türde fatura kesme riskini azaltırsınız.

e-Fatura mükellefi olunca e-Arşiv de gerekir mi?

Evet. e-Fatura mükellefi olan bir işletme, e-Fatura mükellefi olmayan müşterilerine kâğıt fatura kesemez; bu müşterilere e-Arşiv fatura düzenlemesi gerekir. Bu nedenle uygulamada e-Fatura ve e-Arşiv çoğunlukla birlikte kullanılır. Ayrıca internet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi beklenir.

e-Arşiv'in avantajları

e-Arşiv, yalnızca bir zorunluluk değil; kâğıt, baskı ve kargo masrafını azaltan pratik bir araçtır. Faturalar tek merkezde saklandığı için aramak ve raporlamak kolaylaşır; müşteriye e-posta ile anında ulaşır, kaybolma riski ortadan kalkar.

Güncel sınırlar ve tarihler için GİB'in (gib.gov.tr / ebelge.gib.gov.tr) duyurularını kontrol edin.

Pratikte sık yapılan hatalar

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımında en sık karşılaşılan sorunlar, alıcının mükellefiyet durumunun kontrol edilmemesinden kaynaklanır. Bir müşteri geçen ay e-Fatura mükellefi değilken bu ay sisteme kaydolmuş olabilir; bu durumda ona artık e-Arşiv değil e-Fatura kesmeniz gerekir. Dikkat edilmesi gereken diğer noktalar:

  • Eski cari kartlarına güvenmek: Kayıtlı müşterinin durumu değişebilir; her faturada güncel sorgu yapılmalıdır.
  • Yanlış posta kutusu etiketi: Birden fazla e-Fatura adresi olan alıcılarda doğru etiket seçilmelidir.
  • Teslim yöntemini atlamak: e-Arşivde faturanın alıcıya nasıl ulaştırıldığı (elektronik veya kâğıt) doğru işaretlenmelidir.
  • Senaryo seçimi: Kurumsal müşterilerinizle ticari senaryoyu kullanmak, hatalı faturalarda sistem üzerinden red imkânı sağlar.

Bu kontrolleri elle yapmak yerine, mükellef sorgusunu ve belge türü seçimini otomatik yapan bir yazılım kullanmak hem zaman kazandırır hem de hatalı belge düzenleme riskini belirgin şekilde azaltır.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv faturayı e-Fatura mükellefine kesebilir miyim?

Hayır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa ona e-Fatura düzenlenmelidir. e-Arşiv yalnızca kayıtlı olmayan alıcılar içindir.

e-Arşiv fatura kâğıda basılabilir mi?

Evet. Alıcı talep ederse ya da elektronik iletim mümkün değilse e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı verilebilir; belge yine elektronik olarak saklanır.

Ticari ve temel fatura farkı nedir?

Her ikisi de e-Fatura senaryosudur. Ticari faturada alıcı faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedebilir; temel faturada sistemsel bir yanıt verilmez.

Alıcının mükellef olup olmadığını nasıl öğrenirim?

GİB kayıtlı kullanıcı listesinden ya da kullandığınız e-Belge yazılımının mükellef sorgusu ile VKN/TCKN üzerinden kontrol edebilirsiniz.