e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilerinize — bireysel tüketicilere ya da e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere — düzenlediğiniz elektronik faturadır. Doğru bir yazılımla bir e-Arşiv faturayı kesmek birkaç dakika sürer. Bu yazıda hazırlıktan gönderime kadar tüm adımları pratik bir dille anlatıyoruz.

Başlamadan önce: hazırlık

e-Arşiv fatura düzenleyebilmek için e-Arşiv uygulamasına dahil olmanız gerekir. Bunun iki yolu vardır: GİB'in ücretsiz e-Arşiv portalını kullanmak ya da özel entegratör altyapısıyla çalışan bir yazılım tercih etmek. Fatura adedi az olan işletmeler portalla başlayabilir; düzenli fatura kesen, stok ve cari takibi yapan işletmeler için entegre bir yazılım zaman kazandırır.

  • Firma bilgileriniz (unvan, vergi dairesi, VKN/TCKN, adres) eksiksiz tanımlanmış olmalı.
  • Kullanacağınız fatura seri/numaralandırma düzeni belirlenmiş olmalı.
  • Ürün/hizmet kartlarınızı ve KDV oranlarınızı önceden tanımlamak, her faturada tekrar yazmaktan kurtarır.

Adım adım e-Arşiv fatura kesme

  1. Alıcıyı seçin veya ekleyin. Alıcının VKN veya TCKN'sini girin. Sistem alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol eder; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bireysel tüketicide ad-soyad ve TCKN bilgisi kullanılır.
  2. Fatura tipini belirleyin. Satış, iade, istisna, tevkifatlı gibi tiplerden işleminize uygun olanı seçin.
  3. Kalemleri girin. Ürün veya hizmeti, miktarı, birimi ve birim fiyatı ekleyin. KDV oranı ve varsa indirimler satır bazında hesaplanır.
  4. Teslim yöntemini seçin. e-Arşiv fatura alıcıya elektronik (e-posta/bağlantı) ya da kâğıt olarak teslim edilebilir. İnternet satışlarında elektronik teslim esas alınır.
  5. Önizleyin ve kontrol edin. Alıcı bilgileri, tutarlar ve vergiler doğru mu? Önizleme, gönderim sonrası düzeltme ihtiyacını azaltır.
  6. Onaylayıp gönderin. Fatura imzalanır, numaralandırılır ve alıcıya iletilir. Bilgileri GİB'e raporlanmak üzere kaydedilir.
Faturatek'te alıcıyı seçtiğinizde mükellef sorgusu otomatik yapılır; ürün kartlarınızdan fiyat ve KDV kendiliğinden gelir. Fatura gönderildiğinde cari hesabınıza da işlenir.

Dikkat edilmesi gereken noktalar

  • Fatura düzenleme süresi: Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmelidir.
  • Tutar eşikleri: e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler için de belirli tutarı aşan faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunlu tutulabilir. Güncel sınırlar ve tarihler için GİB'in (gib.gov.tr / ebelge.gib.gov.tr) duyurularını kontrol edin.
  • Döviz: Dövizli faturada döviz cinsi ve kur bilgisi doğru girilmelidir.
  • Saklama: Düzenlenen e-Arşiv faturalar, mevzuatın öngördüğü süre boyunca elektronik ortamda saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir.

Hatalı e-Arşiv fatura ne olur?

Gönderdiğiniz e-Arşiv faturada hata fark ederseniz, mevzuatın ve kullandığınız altyapının izin verdiği süre içinde faturayı iptal edip yenisini düzenleyebilirsiniz. Süre geçmişse ya da mal iade edildiyse iade faturası gibi yöntemler gündeme gelir. Ayrıntılar için e-Fatura iptali ve itiraz süresi yazımıza göz atın.

Portal mı, yazılım mı?

GİB portalı temel ihtiyaçlar için yeterlidir; ancak her faturayı elle oluşturmanız, stok ve cari takibini ayrıca yapmanız gerekir. Faturatek gibi özel entegratör altyapısıyla çalışan bir yazılım ise faturayı ön muhasebe kayıtlarınızla birleştirir; tahsilat, stok ve raporlar tek yerde tutulur.

Özel durumlar: iade, istisna ve tevkifat

Standart satış faturası dışında bazı işlemler için farklı fatura tipleri kullanılır. Doğru tipi seçmek, vergi hesaplarının da doğru yapılmasını sağlar:

  • İade faturası: Müşteriden geri alınan mallar için düzenlenir; ilgili satış faturasına referans verilir.
  • İstisna faturası: KDV'den istisna işlemlerde istisna kodu ve açıklaması belirtilir.
  • Tevkifatlı fatura: KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından beyan edileceği işlemlerde tevkifat oranı ve kodu girilir.

Hangi işlem için hangi kodun kullanılacağından emin değilseniz, faturayı göndermeden önce mali müşavirinize danışmanız önerilir.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv faturayı müşteriye nasıl ulaştırırım?

Elektronik olarak e-posta veya bağlantı ile gönderebilir ya da kâğıt çıktısını verebilirsiniz. İnternet satışlarında elektronik teslim esastır.

e-Arşiv faturada TCKN zorunlu mu?

Bireysel alıcıda kimlik bilgisi istenir; alıcının TCKN'si bilinmiyorsa mevzuatın öngördüğü genel kimlik numarası uygulaması kullanılabilir. Güncel kural için GİB kılavuzunu kontrol edin.

e-Arşiv fatura kaç gün içinde kesilmelidir?

VUK'a göre fatura, teslim veya hizmet tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmelidir.

Portalda kestiğim faturaları yazılıma taşıyabilir miyim?

Geçiş sırasında geçmiş kayıtların nasıl aktarılacağını sağlayıcınızla planlamanız gerekir; Faturatek ekibi bu konuda yardımcı olur.