e-İrsaliye, malın sevki sırasında düzenlenen kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Belirli bir ciroyu aşan ya da bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için zorunludur; diğerleri ise isteğe bağlı olarak geçebilir. Bu yazıda kimlerin zorunlu olduğunu ve geçişte nelere dikkat etmeniz gerektiğini özetliyoruz.

e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, Vergi Usul Kanunu'nda tanımlanan sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahip olan, GİB standartlarında (UBL-TR) elektronik olarak düzenlenen ve alıcıya GİB altyapısı üzerinden iletilen belgedir. Malın sevkinden önce düzenlenir; taşıma sırasında belge numarası ve gerekirse çıktısı araçta bulundurulur.

e-İrsaliye yalnızca e-İrsaliye sistemine kayıtlı alıcılara elektronik olarak gönderilebilir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse, mevzuata uygun şekilde kâğıt irsaliye düzenlenmesi gerekir.

Kimler e-İrsaliyeye geçmek zorunda?

Zorunluluk temel olarak 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve değişiklikleriyle belirlenir. Genel çerçeve şöyledir:

  • Ciro şartı: e-Fatura mükellefi olup bir önceki hesap dönemi brüt satış hasılatı GİB'in belirlediği sınırı aşan işletmeler. Bu sınır ilk düzenlemede 25 milyon TL olarak belirlenmiş, sonraki değişikliklerle aşağı çekilmiştir.
  • Sektör şartı: Ciroya bakılmaksızın bazı sektörler kapsama alınmıştır; örneğin akaryakıt gibi ÖTV (I) sayılı listedeki mallarla ilgili lisans sahipleri, belirli alkol ve tütün ürünlerini imal veya ithal edenler, şeker, demir-çelik ve maden gibi alanlarda faaliyet gösterenler.
  • İsteğe bağlı geçiş: Zorunlu olmayan işletmeler de e-Fatura mükellefi olmaları koşuluyla gönüllü olarak e-İrsaliyeye geçebilir.
Ciro sınırı ve sektör listesi zaman içinde değiştirilebilir. Güncel sınırlar ve tarihler için GİB'in (gib.gov.tr / ebelge.gib.gov.tr) duyurularını kontrol edin.

Geçiş süresi nasıl hesaplanır?

Ciro şartını sağlayan mükellefler, genellikle sınırın aşıldığı hesap dönemini izleyen yılın belirli bir tarihinden itibaren (uygulamada çoğunlukla izleyen yılın Temmuz ayı başı) e-İrsaliye düzenlemeye başlamak zorundadır. Yeni kapsama giren sektörler için ise ilgili tebliğde ayrıca tarih belirlenir. Geçiş tarihine kadar başvurunuzu tamamlamanız ve test gönderimlerinizi yapmanız önerilir.

Geçiş için gerekenler

  1. e-Fatura mükellefiyeti: e-İrsaliyeye geçebilmek için e-Fatura sistemine kayıtlı olmanız gerekir.
  2. Mali mühür veya e-imza: Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika (e-imza). Ayrıntılar için mali mühür rehberimize bakabilirsiniz.
  3. Yöntem seçimi: GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Yoğun sevkiyat yapan işletmeler için özel entegratör altyapısı genellikle en pratik seçenektir.
  4. Süreç uyarlaması: Depo, sevkiyat ve faturalama ekiplerinizin yeni akışa göre bilgilendirilmesi.

Sevkiyatta dikkat edilecek noktalar

  • e-İrsaliye, mal fiilen sevk edilmeden önce düzenlenip gönderilmelidir.
  • Araç plakası, şoför bilgileri ve taşıyıcı bilgisi eksiksiz girilmelidir.
  • Alıcı, e-İrsaliyeye sistem üzerinden irsaliye yanıtı ile kabul/red ya da eksik-fazla teslim bildirimi verebilir.
  • İrsaliyeye dayanan faturanın, mevzuattaki fatura düzenleme süresi içinde kesilmesi gerekir; irsaliyeyi faturaya bağlamak takibi kolaylaştırır.

Faturatek'te e-İrsaliyeleri stok hareketleriyle birlikte yönetebilir, gönderdiğiniz irsaliyeleri tek tıkla faturaya dönüştürebilirsiniz. Ayrıntılar için e-İrsaliye çözümümüze göz atın.

e-İrsaliye ile fatura nasıl eşleştirilir?

Sevk edilen mal için düzenlenen e-İrsaliye, daha sonra kesilecek faturanın dayanağıdır. Faturada ilgili irsaliyenin numarası ve tarihi belirtilerek iki belge birbirine bağlanır. Bu eşleştirme hem alıcının kontrolünü kolaylaştırır hem de denetimde belge akışının izlenebilmesini sağlar.

  • Birden fazla irsaliyeye ait mallar tek bir faturada toplanabilir; faturada tüm irsaliye numaraları gösterilir.
  • Faturadaki miktarların irsaliyelerdeki miktarlarla uyumlu olması, alıcı tarafında itiraz riskini azaltır.
  • Faturalanmamış irsaliyeleri düzenli takip etmek, gözden kaçan satışları önler.

Faturatek, gönderdiğiniz irsaliyeleri faturalanma durumlarıyla birlikte listeler ve faturaya dönüştürme sırasında kalemleri otomatik aktarır.

Sık sorulan sorular

e-İrsaliye mükellefi olmayan alıcıya ne düzenlenir?

Alıcı e-İrsaliye sistemine kayıtlı değilse mal için mevzuata uygun kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenir.

e-Fatura mükellefi olmadan e-İrsaliyeye geçebilir miyim?

Hayır. e-İrsaliye sistemine kayıt için önce e-Fatura sistemine kayıtlı olmak gerekir.

Gönüllü olarak e-İrsaliyeye geçmek mümkün mü?

Evet. Zorunlu kapsamda olmayan e-Fatura mükellefleri de isteğe bağlı olarak e-İrsaliye kullanmaya başlayabilir.

Araçta kâğıt çıktı bulundurmak gerekir mi?

Denetimde belgenin ibraz edilebilmesi gerekir; uygulamada e-İrsaliye çıktısı veya belgeye erişim bilgisi araçta bulundurulur. Güncel kural için GİB kılavuzunu kontrol edin.